Kvalitetssystemet til kommunen består av fleire delar (modular) som saman skal bidra til ein auka kvalitet på tenestene og drifta til kommunen.

«Si ifra!» – avvik og forbetring

«Si ifra!» er kommunen si løysing for å melda inn avvik og forbetringsforslag. Innmelde avvik blir brukte som grunnlag for utarbeiding av risikovurderingar i kommunen. Implementeringa starta desember 2019, og alle tenesteområde tok systemet i bruk i februar 2020. Både gammalt og nytt avvikssystem blei brukt i ein overgangsperiode fram til mars 2020. Opplæring er gitt på leiingsnivå og for den enkelte tilsette ved hjelp av e-læring, klasseromsundervisning og gjennom bruk av den digitale løysinga Microsoft Teams.

Det er gjennom året rapportert inn totalt 6 399 avvik. Dette er færre i forhold til 2019 (8 107), og kjem sannsynlegvis av ei anna oppbygging av det nye systemet og nedstengingsperioden som følge av korona. 3 392 av dei innrapporterte avvika i 2020 gjeld vald og truslar, 883 avvik gjeld personskadar, og 198 avvik gjeld materiell skade/tap. Avvik på tenestekvalitet, eiga teneste eller teneste motteken frå andre internt eller eksternt utgjorde 318 saker. 118 avvik gjeld brot på informasjonstryggleik og personvern.

Verksemdsleiarar og avdelingsleiarar er ansvarlege for å behandla og lukka avvik for eininga si. Avslutta saker har auka med 7 prosentpoeng til 77 prosent, noko som var forventa med tanke på eit meir brukarvennleg avvikssystem.

Varsling av kritikkverdige forhold

Det har i 2020 blitt utvikla og implementert ei ny elektronisk varsling av moglege kritikkverdige forhold i kvalitetssystemet til kommunen. Varslingsskjemaet er eit eksternt skjema der varslaren har høve til, om ønskeleg, å vera anonym.

Eksponeringsregistrering

I forskrift om utføring av arbeid blir det stilt krav til arbeidsgivaren om å føra register over arbeidstakarar som har eller har blitt eksponert for farlege kjemikaliar, biologiske faktorar, støv, stråling og andre helsefarlege stoff. Covid-19 er ein biologisk faktor det blir stilt krav om registreringsføring av. Det blei på bakgrunn av dette tilrettelagt og implementert eksponeringsregistrering i kvalitetssystemet til kommunen hausten 2020. I løpet av hausten 2020 blei det rapportert inn totalt 160 eksponeringar, alle knytte til covid-19. Om lag 70 prosent av eksponeringane blei innrapporterte frå helse og velferd, og 25 prosent blei innrapporterte frå oppvekst og utdanning.

Dokument- og prosessarbeid

Stavanger kommune har i 2020 utvikla og byrja implementering av ein dokument- og prosessmodul i kvalitetssystemet til kommunen. Modulen skal bidra til at styrings- og gjennomføringsdokumentasjon (planar, regelverk, rutinar, prosedyrar o.l.) er samla og oppdaterte. Dokumentasjonen kan knytast til viktige arbeidsprosessar i tenesteområda, og vil vera tilgjengeleg for dei tilsette.

I 2020 er det gjennomført administratoropplæring for utvalde personar i tenesteområda som har eit delansvar for å vidareutvikla systemet i samarbeid med hovudadministratorar sentralt. Arbeidet har trass i koronasituasjonen hatt god framdrift. Arbeidet tek utgangspunkt i ein felles strukturplan som skal sikra ei heilskapleg tilnærming for korleis arbeidsprosessar og styrande dokumentasjon blir bygd i kvalitetssystemet, på tvers av tenesteområda.

Det er oppretta eit samband mellom systemet og intranettet til kommunen for å gjera utvald informasjon meir tilgjengeleg for tilsette, og samtidig legga til rette for at dokumentasjonen er lagra og oppdatert på éin stad. Dokument innanfor administrative rutinar (personal, økonomi m.m.) skal deretter gjerast tilgjengelege som temasider på intranettet for å gjera dei meir brukarvennlege.