Årsrapport 2020

5.6 Arbeidsmiljø og HMS

5.6.1 Arbeidsmiljø under koronapandemien

Sidan mars 2020 har koronapandemien sett sitt preg på arbeidskvardagen til tilsette i Stavanger kommune. Pandemien har kravd stor grad av fleksibilitet og uthald hos tilsette. Mange tilsette til dømes på sjukeheimar, skular og barnehagar har stått på til beste for brukarane. Oppfølging av eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø under pandemien har hatt stor merksemd sidan mars 2020. Det er krav til risikovurdering av smittefare, og tenesteområda og dei enkelte arbeidsplassane må tilpassa tiltak til eigen arbeidskvardag og risiko.

Hovudarbeidsmiljøutvalet har sidan mars 2020 hatt hyppigare møte, med merksemd på arbeidet arbeidsgivaren og vernetenesta gjer for å sikra arbeidsmiljøet under koronapandemien. Alle arbeidsmiljøutvala har gjennom året hatt jamleg merksemd på kva pandemisituasjonen gjer med dei tilsette og arbeidsmiljøet deira.

Kommunikasjonslinjene ut til vernetenesta blei styrkte i 2020. Ei digital nettverkssamling for alle verneomboda blei gjennomført, og i tillegg har hovudverneombodet jamleg sendt ut nyheitsbrev med koronarelatert informasjon til alle verneomboda.

Det blei òg laga ein rettleiar og ei risikovurdering differensiert for tilsette med brukarkontakt (heilt eller delvis), tilsette utan brukarkontakt som kan jobba delvis heime, og tilsette utan brukarkontakt som ikkje kan utføra jobben sin heimanfrå.

Etter oppdrag frå hovudarbeidsmiljøutvalet blei det gjennomført ei spørjeundersøking om arbeidsmiljø ved bruk av heimekontor under koronapandemien. Spørjeundersøkinga viste at tilsette opplever å jobba frå heilt eller delvis heimekontor ulikt. Størstedelen av dei tilsette svarte at bruk av heimekontor gir auka fleksibilitet og effektivitet i arbeidsoppgåvene, men mange saknar fysiske treff med kollegaer. Ulike lærings- og forbetringspunkt blei identifiserte, og tiltak for å betra det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet blei sette i verk.

Myndigheitene og partane i arbeidslivet har starta gjennomgangen av forskrifta om arbeid som blir utført i heimen til arbeidstakaren. Hensikta er å sikre eit godt arbeidsmiljø også ved bruk av heimekontor under koronapandemien. Stavanger kommune bidreg med innspel til KS i dette arbeidet. Rutinane for bruk av heimekontor skal oppdaterast når det kjem endringar i forskrifta.

5.6.2 HMS-system

Eit arbeid med god koordinering mellom hovudarbeidsmiljøutvalet, arbeidsmiljøutvala og HMS-gruppene blei starta opp i 2020, og skal vidareførast i 2021.

HMS-rutinane har blitt oppdaterte etter kvart ved endringar i lov og forskrift. Fleire av HMS-rutinane blei reviderte ved kommunesamanslåinga. Det har blitt gjort eit vidare arbeid med revidering av HMS-rutinar, og å legga desse over i kvalitetssystemet. Tematisering og tilgjengeleggjering av HMS-rutinane på intranett held fram i 2021.

Stavanger kommune har i 2020 brukt «Sjekkliste for leiarar» til rapportering innanfor felles internkontrollområde, herunder området HMS og arbeidsmiljø. Sjekklista for leiarar har erstatta den årlege HMS-undersøkinga, og leiarane svarer i kommunen si digitale løysing for verksemdsstyring – «Plattformen». Spørsmåla er risikobaserte og sikrar den lovpålagde internkontrollen innanfor HMS. Leiarane går gjennom spørsmåla om HMS og arbeidsmiljø i samarbeid med verneombod, og HMS-gruppene jobbar med forbetringsområda for eit godt arbeidsmiljø. Resultata blir òg brukte til forbetring av HMS-systemet i kommunen.

Hausten 2020 blei det bestemt at kommunen skulle gå over til ein ny leverandør av stoffkartotek på bakgrunn av at rammeavtalen med den noverande leverandøren går ut. Overgangen frå gammalt til nytt kartotek skal ferdigstillast før avtalen går ut i august 2021.

Register over arbeidstakarar som er eller har vore eksponerte for kjemikaliar, biologiske faktorar, støv, stråling og andre helsefarlege stoff, blei tekne i bruk hausten 2020.

5.6.3 HMS-kompetanse

Den lovpålagde HMS-opplæringa for leiarar, medlemmer av arbeidsmiljøutval og verneombod blei utsett i 2020 på grunn av smittevernomsyn. Opplæringa skjer vanlegvis som klasseromsundervisning, og moglegheiter for gjennomføring har fortløpande blitt vurdert. Som ei mellombels løysing blei det lagt til rette for å gjennomføra grunnkurs i arbeidsmiljø som e-læring.

Leiarar skal sørga for at arbeidstakarane har tilstrekkeleg kunnskap og evner i det systematiske helse-, miljø- og tryggingsarbeidet for den enkelte arbeidsplassen. Dette skal settast i system ved bruk av sjekkliste for nytilsette, og ved å tildela opplæringsplanar. Tildeling av opplæringsplanar innanfor lovpålagd HMS-opplæring for medlemmer av arbeidsmiljøutval, verneombod og leiarar er sett i verk.

I samarbeid med KS og andre storbykommunar har Stavanger kommune bidrege inn i arbeidet med å utvikla eit e-læringskurs for grunnkurs om arbeidsmiljø. E-læringskurset skal tilpassast arbeidsmiljørisiko i kommunal sektor, og har auka læringsutbytte som mål. Etter planen blir e-læringskurset teke i bruk i 2021.

Arbeidet med ein heilskapleg gjennomgang og forbetring av all lovpålagd HMS-opplæring skal prioriterast i 2021.

5.6.4 Førebygging av vald og truslar

Prosjektet Trygg til stades jobbar med systematisk opplæring i førebygging og handtering av vald og truslar i Stavanger kommune. Opplæringsaktivitetar i prosjektet blei i 2020 utsette på grunn av koronapandemien.

Skuleområdet har nytta rammeavtale med kursleverandør, og tidlegare gjennomført basisopplæring for skule og SFO ved STOLT-avdelingane. Vidare var det planlagt for tre dagars opplæring av ressurspersonar, men denne opplæringa blei utsett på grunn av koronapandemien. MAP (meistring av aggresjonsproblematikk) er eit standardisert opplæringsprogram i førebygging av aggresjons- og valdsproblematikk i helse- og sosialsektoren. Pilotering av MAP i seks verksemder innanfor helse og velferd var planlagt, men blei førebels utsett. Det blir planlagt gjennomføring så snart det er smittevernsfagleg forsvarleg.

5.6.5 Avvik og forbetringsforslag

Ny løysing for innmelding av avvik og forbetringsforslag – Si ifra! – kom på plass i februar 2020 og er ein del av det heilskaplege kvalitetssystemet til kommunen. Både gammalt og nytt avvikssystem blei brukt i ein overgangsperiode fram til mars 2020. Det er gjennom året rapportert inn totalt 6 399 avvik, ein nedgang på 1708 avvik frå 2019. 3 392 av dei innrapporterte avvika gjeld vald og truslar, og 883 avvik gjeld personskadar. Resterande avvik gjeld andre hendingstypar, og er beskrivne i kapittel 12 i årsrapporten.

Det blei i mars 2020 lagt til rette for å knyta avvik opp mot koronapandemien. 121 avvik er rapporterte inn og gjeld mellom anna mogleg smitterisiko (52 prosent), uheldige konsekvensar av nye rutinar (15 prosent) og manglande etterleving av rutinar (12 prosent). Det er ein nedovergåande trend for rapportering av slike avvik i dei fleste tenesteområda mot slutten av året, med unntak av helse og velferd og oppvekst og utdanning.