Årsrapport 2020

5.2.1 Digitalisering

Innovasjon er det som driv forbetringsarbeidet framover, og digitalisering er eitt av dei viktigaste verkemidla i denne samanhengen. Å ta i bruk ulike digitale løysingar saman med innbyggarar, frivillig sektor og næringsliv blir rekna som sentralt for å kunna møta utfordringane i framtida på ein god og effektiv måte.

Fleire strategiar har lege til grunn for arbeidet og prioriteringane i 2020: Éin digital offentleg sektor og kommunen sin eigen digitaliseringsstrategi og IKT-strategi. I tillegg er Stavanger deltakar i klyngesamarbeidet Digi Rogaland. Det er eit samarbeid mellom alle kommunane i Rogaland med mål om at kommunane skal utvikla og ta i bruk nye digitale løysingar.

Koronapandemien har ført til at den digitale kompetansen har auka, og verksemdene har måtta levera tenester på nye måtar. Den digitale plattforma Teams viste seg å fungera godt internt i organisasjonen, og dei tilsette i kommunen har blitt tryggare og dyktigare i bruk av desse løysingane.

Pandemien har ført til behov for ein ny type styringsinformasjon og nye rapporteringsløysingar. Dette er løyst internt i eigen organisasjon ved å auka kompetansen til nøkkelpersonar i bruk av programvarer som PowerApps, PowerAutomate og PowerBI. Det har mellom anna gitt oss heilskaplege rapporteringsløysingar av strategiske indikatorar, visualiseringar ved bruk av instrumentpanel, kontroll på mellom anna behaldninga og behovet i verksemdene når det gjeld smittevernutstyr, og dessutan verktøy til fordeling og utlevering av utstyr.

Nasjonale fellesløysingar og nasjonale felles komponentar

I 2020 har me prioritert tid og ressursar på å auka kompetansen og kunnskapen om nasjonale fellesløysingar og felleskomponentar i regi av KS (organisasjonen og utviklingspartnaren til kommunesektoren). Stavanger kommune har teke ei aktiv og strategisk rolle i det nasjonale arbeidet med å jobba fram felles løysingar saman med mellom anna Bergen kommune, Bærum kommune og KS.

Stavanger kommune har ein tydeleg strategi om eit digitalt førsteval i tenester og kommunikasjon. Dette er føringar som er gitt ved digitaliseringsstrategien til regjeringa, Én digital offentlig sektor: Digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019–2025, og Stavanger kommune sin eigen Digitaliseringsstrategi 2014–2029. Det er òg målsetjingar om å nytta digitale felleskomponentar som ligg tilgjengeleg for Stavanger gjennom ulike samarbeid og organisasjonar som KS.

FIKS-plattforma er ein felles kommunal arkitektur som mellom anna gjer det mogleg å kommunisera på tvers av forvaltningsnivå. Plattforma møter behovet for felles arkitektur og gir betre gjennomføringskraft i digitaliseringsarbeidet. Hausten 2020 har me jobba med å auka kompetansen på FIKS-rammeverket slik at me sjølve kan utvikla og bidra til løysingar som er nyttige for innbyggarane. Personvern og datatryggleik er essensielt i all databehandling, og det er derfor viktig å kjenna arkitekturen og dataflyten i FIKS-plattforma.

https://ks-no.github.io/fiks-plattform/

KS Fiks meldingsformidlar

For å auka tryggleiken og redusera tidsbruken knytt til utsending av dokument til innbyggarar og andre er det utarbeidd ein prosjektplan for korleis Stavanger skal auka bruken av felleskomponentane SvarUt, SvarInn og eDialog.

MinSide – sjølvbeteningsløysingar – innbyggartenester

Stavanger kommune ønsker å ta i bruk og utvikla løysingar som bidreg til at innbyggarane får lett tilgang på tenester frå det offentlege. MinSide er del av FIKS-plattforma der innbyggarar, næringsliv og organisasjonar kan få tilgang til brev frå kommunane, eigedomsinformasjon frå matrikkelen, data frå Skatteetaten og dessutan dei enkelte kommunane sine digitale tenester som er knytte opp mot MinSide. I løpet av hausten er det utarbeidd ein plan for korleis Stavanger, i 2021, skal auka satsinga på utvikling av lokalt initierte innbyggartenester og sjølvbeteningsløysingar. Ei av dei nyaste tenestene som allereie er tilgjengeleg, er oversikt over fakturaer og høve til å endra faktureringsfrekvens for vatn, avløp og renovasjon. Løysinga realiserer vedtaket frå kommunalutvalet om innføring av valfridom mellom månadleg og halvårleg fakturering for desse gebyra i sak 67/20.

Parallelt med det lokale arbeidet med MinSide inngjekk Stavanger kommune i 2020 eit samarbeid med KS, Bergen, Kristiansand, Bærum og Digi Vestland om å utvikla fleire nye fellestenester på MinSide. Utviklingsoppdraget har vore meir krevjande og komplekst enn partane hadde sett for seg ved oppstart, og følgeleg held samarbeidet fram vidare inn i 2021. Dette er tenester som skal vera felles for alle kommunane i landet, der innbyggarane skal få tilgang til tenester uavhengig av kva kommune dei bur i.

Felles kommunal pasientjournal – Akson

I 2020 overtok kommunedirektør Per Kristian Vareide som leiar av Akson journal styringsgruppe. Det vidare arbeidet er eit felles prosjekt mellom stat, kommune og KS. Akson er eit prosjekt som jobbar for ein felles kommunal pasientjournal og løysingar som knyter Helse-Noreg betre saman. Ein viktig milepæl i utviklingsarbeidet var vedtaket i statsbudsjettet for 2021, der det no er løyvd budsjettmidlar til det vidare arbeidet med Akson. Det er sentralt å vidareutvikla innkjøps-, gjennomførings- og løysingsstrategi for ein stegvis og fleksibel utvikling av målbiletet for Akson journal. Marknadsdialog og samarbeid med det nasjonale leverandørutviklingsprogrammet er viktig. Stavanger kommune har bidrege med nøkkelressursar inn i det nasjonale arbeidet i 2020, og dette held fram vidare i 2021.

Deling av inntekts- og skatteopplysningar frå Skatteetaten

Deling av data mellom Skatteetaten og kommunane forenklar saksbehandlinga og gjer det enklare for innbyggarane. Kommunane har 32 lovpålagde tenester som nyttar skatte- og inntektsopplysningar i saksbehandlinga. I dag har ikkje kommunane tilgang til desse opplysningane frå Skatteetaten, og innbyggarane sender sjølve inn nødvendig dokumentasjon. Innsiktsarbeidet er gjennomført i samarbeid med ressurskommunane Oslo, Stavanger, Skien, Rana, Kongsberg og Kongsbergregionen. Barnehage og skulefritidsordning er dei første tenestene i samarbeidsprosjektet som har komme så langt at det tekniske grensesnittet frå Skatteetaten snart er klart for pilotering og testing. Frå 2021 er Stavanger pilot for denne nye løysinga.

Andre nasjonale fellesløysingar

Fleire nasjonale fellesløysingar er ferdig utvikla og tekne i bruk i kommunen. Det gjeld mellom anna DigiSos, DigiHelse og Fiks folkeregister. Eit av dei pågåande større utviklingsprosjekta er DigiBarnevern. Det er eit samarbeid mellom kommunane Trondheim, Oslo, Bergen, Stavanger, Kristiansand, Bærum, Asker, KS og Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir). DigiBarnevern jobbar for å auka kvaliteten i det kommunale barnevernet i Noreg og sikra raskare og betre hjelp til barn og unge som treng det.

DigiBarnevern er inndelt i ein kommunal del og ein statleg del. Prosjektet starta opp i 2019, og prosjektperioden er estimert til å vara ut 2022. Gjennom dette prosjektet skal det utviklast nye nasjonale IT-løysingar for kommunalt barnevern og dessutan ei innbyggarteneste, «Mi side». Dette er ei innbyggarteneste for barnevern der barn, unge og foreldre kan få innsikt i eiga sak og samarbeida med det kommunale barnevernet. Denne tenesta skal kunna tilbydast innbyggarane gjennom https://minside.kommune.no/.

Hausten 2020 kunngjorde DigiBarnevern ein konkurranse for felles innkjøp av ei ny IT-løysing for det kommunale barnevernet. Den statlege delen av prosjektet har ansvar for mellom anna å utvikla ein nasjonal portal for bekymringsmeldingar, eit barnevernfagleg kvalitetssystem med rammeverk for barneverntenesta og dessutan ein rapporteringsbank. Den nasjonale løysinga for bekymringsmeldingar blei lansert våren 2020, og Stavanger kommune implementerte og tok denne i bruk sommaren 2020.

Automatisering – robotisering

Den teknologiske utviklinga rører seg raskt og har opna opp for nye moglegheiter til å løysa auka krav om effektivisering. Stavanger kommune har derfor i aukande grad satsa på robotisering i samband med automatisering av arbeidsprosessar. Det er tidlegare laga eit eige rammeverk som det blir jobba etter ved utvikling av robotiserte prosessar. Målet med robotisering av arbeidsprosessar er å automatisera enkle og repetitive arbeidsoppgåver slik at tilsette kan bruka tida si på meir avanserte oppgåver.

Robotisering av arkivtenestene: I 2020 er det jobba mykje med å automatisera og robotisera prosessar innanfor arkivtenestene. Dette er no gjort ved oppretting av saker i Public 360 og ved oppretting av skule- og barnehagesaker i Public Oppvekst. I tillegg søkjer roboten etter nye tilvisingar til PPT og lagar saker basert på søket. Overgangen til Public Oppvekst for skular og barnehagar har ført til at Byarkivet har fått ein stor auke i talet på saker. Sidan arbeidet allereie er effektivisert ved bruk av robotane, har det ikkje vore behov for auka kapasitet som følge av den auka arbeidsmengda.

Det er òg starta opp eit arbeid med å robotisera enklare arkiveringsjobbar som har høg grad av regelstyring.

Robotisering av fakturamottak og kontroll: Arbeidet med å vidareutvikla robotisering av fakturamottak og fakturakontroll held fram. Fakturakontroll er ein kompleks prosess, og det blir no undersøkt om ein ny innfallsvinkel kan gjera prosessen betre og sterkare. Fakturamottak i ei robotisert form har lenge vore i drift, og analysar viser at roboten har teke hand om dei definerte oppgåvene som forventa. No blir det jobba med å gjera delar av prosessen endå meir automatisk, slik at kvaliteten på arbeidet til roboten blir endå betre.

Robotisering av søknader: Robotisering av søknader om produksjonsstøtte i landbruket er under utvikling. I tillegg blir det arbeidd med å legga til rette for robotisering av søknader om startlån. Kompetansen om robotisering i organisasjonen har gjennom året auka, og begge desse robotiseringsprosjekta blir drivne av eigne interne koderessursar.

Fleire automatiseringsprosessar er utvikla og sette i drift i 2020. Her kan me mellom anna nemna ny elektronisk lønnsmelding og generelt betre arbeidsflyt i lønnsmodulen. Godkjenningsrutinane går som arbeidsflyt i systemet.

Datadriven organisasjon og datasjø

Det blir produsert stadig meir informasjon. Dei moglege samfunnsmessige gevinstane ved bruk av data er store. Dersom forholda blir lagde til rette, kan utnytting av data leia til gevinstar i mange sektorar, i akademia og i næringslivet, og det kan gi moglegheiter for omstilling av offentleg sektor generelt og vidareutvikling av tenestetilbod som er meir tilpassa behovet til brukarane. I 2020 har prioriteringa vore størst innanfor datasjø, analyse og opne data.

Orden i eige hus – Ein grunnleggande føresetnad for å dela data er at me veit kva data som finst kvar, kva dei betyr, og om data kan delast. Stavanger kommune forvaltar ei stadig aukande mengd data/informasjon. For å etablera ei god og trygg informasjonsforvaltning må me ha total og heilskapleg oversikt over data for å sikra best mogleg utnytting og vern av informasjonen me som kommune behandlar. Me skal ha kontroll på data slik lova pålegg oss (til dømes personvernforordninga, GDPR). Desse elementa skal no settast meir i system.

Opne data – Ved utgangen av 2020 ligg det no 360 ulike datasett tilgjengeleg for innbyggarar, akademia og næringsliv på Velkommen – Opne data Stavangerregionen, av dette heile 284 datasett frå Stavanger. Opne data handlar om å gi næringsliv, forskarar og sivilsamfunn tilgang til data som offentleg forvaltning har, på ein slik måte at data lett kan brukast i nye samanhengar både av menneske og av maskiner. Stavanger kommune fekk i 2020 prisen som årets publisist av Digitaliseringsdirektoratet. Prisen er ein heider for satsinga til kommunen på å gjere data tilgjengeleg, noko som opnar for ein meir brukarorientert offentleg sektor og auka verdiskaping for næringslivet og innbyggarane.

Analysemiljø – For å nyttiggjera seg av data handlar det mellom anna om å ha kapasitet og kunnskap nok til å nytta data til analyseformål, avgjerdsstøtte og utvikling av nye tenester. Satsinga på å bygga opp kompetansen på analyse og PowerBI i organisasjonen er påbyrja, og konkret er det etablert eit analyseforum som skal vera ein viktig arena for nøkkelpersonar i tenesteområda.

Datasjø – Satsinga på datasjø og moglegheitene der har i 2020 teke eit stort skritt framover. Datasjøen skal bidra til ny og betre innsikt og bruk av data, og legga til rette for innovasjon, analyse og deling av data. Datasjøen vil òg vera ein viktig faktor for å legga til rette for vidare utvikling innanfor maskinlæring, prediktiv analyse og utvikling av autonome prosessar. Eit dedikert team har jobba fortløpande med fleire datakjelder og utviklingsoppgåver, og arbeidet støttar direkte satsinga på å auka analysekompetansen internt i eigen organisasjon og det å bli ein meir datadriven organisasjon.

Det er i tillegg oppretta eit eige samarbeidsforum med fleire kommunar (Bodø, Trondheim, Bergen, Oslo og Digitaliseringsdirektoratet) for utveksling av kompetanse, gjenbruk og samarbeid.

Kunstig intelligens og maskinlæring

Stavanger kommune jobbar gjennom ulike prosjekt med å utvikla nye løysingar basert på kunstig intelligens. Eit døme er deltakinga til kommunen i Horizon 2020-prosjektet AI4Cities. Her blir marknaden utfordra med å utvikla nye teknologiske løysingar baserte på kunstig intelligens som eit verkemiddel i arbeidet for å redusera CO2-utslepp på områda mobilitet og energi, og på den måten bidra til å innfri måla i klima- og miljøplanen til kommunen. Arbeidet med datasjø er eit viktig fundament for å kunna legga til rette for vidare utvikling innanfor maskinlæring, prediktiv analyse og utvikling av autonome prosessar. Etter kvart som me får samla større mengder data frå ulike kjelder i datasjøen, vil datasjøen ha dei nødvendige verktøya for å kunna utvida bruken av data også mot desse formåla. Til dømes bruker Vatn og avløp prediktiv analyse og maskinlæring basert på historiske data og sanntidsdata til tidleg varsling av vasslekkasjar.

Aktiv kommune

Kommunane har etablert ein samstyringsmodell for drift, forvaltning og vidareutvikling av Aktiv kommune – ei digital teneste for leige av lokale og utstyr. Tenesta er utforma i tråd med behov frå innbyggarar og organisasjonar og kommunen sine eigne behov. Løysinga forenklar og frigjer tid for frivillige, lag og organisasjonar. Dette er eit døme på digital transformasjon – eit heilskapleg konsept der ei ny teknologisk løysing utgjer ca. 1/3, medan prosessarbeidet utgjer 2/3. Heile 14 kommunar har no kopla seg på løysinga, og det inneber at Aktiv kommune er tilgjengleg for 1,13 millionar innbyggarar. Det er Stavanger kommune som forvaltar systemeigarrolla og er pådrivar for løysinga.