Årsrapport 2020

12.2 Verksemdsstyring og internkontroll

12.2.1 Revidering av styringsmodellen og styringsprinsippa til kommunen

Den administrative styringsmodellen i Stavanger kommune frå 2011 er ei overordna framstilling av den strategiske plattforma og leiingsprosessen for korleis kommunen skal levera tenestene sine og bidra til samfunnsbygging, basert på formålet og oppdraget til kommunen. Det blei i løpet av siste tertial av 2020 påbyrja eit arbeid for å oppdatera styringsmodellen og styringsprinsippa til kommunen. Ei forankring av formål og plan for det vidare arbeidet vil halda fram i 2021.

12.2.2 Plattforma – digitalt styringsverktøy

Den digitale løysinga for verksemdsstyring samlar relevant styringsinformasjon for kommunen samla sett og for dei enkelte einingane/verksemdene, inkludert informasjon om tekstvedtak, forvaltningsrevisjonar, internkontroll, tilsettoversikt og sjukefråvær. Ei tverrfagleg gruppe har i 2020 jobba med utvikling av økonomi- og medarbeidarområdet.

Innanfor økonomiområdet er det oppretta kopling mot datasjøen for innhenting av økonomital til Plattformen. Vidare er det i gang ein prosess for å gjera nødvendige justeringar av organisasjonsstrukturen i løysinga og kontrollera talgrunnlaget.

Innanfor medarbeidarområdet er arbeidet med å få på plass ei oversikt over talet på tilsette i tillegg til årsverk påbyrja. Arbeidet innanfor desse områda held fram i 2021 parallelt med vidare implementering og utvikling.

12.2.3 Sjekkliste for leiarar

Internkontrollområde
        Internkontrollområde

Internkontrollområde:
 styring
 medarbeidarar
 økonomi
 informasjonstryggleik og personvern
 HMS/arbeidsmiljø
 innkjøp
 arkiv
 beredskap

Sjekkliste for leiarar blei innført i 2020 som eit rapporteringsverktøy innanfor internkontroll for å erstatta tidlegare enkeltrapporteringar og styrka den heilskaplege internkontrollen. Sjekklista er del av verksemdsstyringssystemet Plattformen og består av utvalde internkontrollområde. Kommunalsjefar, avdelingssjefar og verksemdsleiarar i kommunen svarer på sjekklista i samband med tertial- og årsrapporteringa. Samla svarprosent for kommunen var 68 prosent for 2020 (høvesvis 68, 62 og 75 prosent). Avdekte risikoområde blir vidareformidla til leiargrupper i tenesteområda, hovudarbeidsmiljøutval, arbeidsmiljøutval og avdelingar med fagleg ansvar for internkontrollområda, og blir brukte vidare i forbetringsarbeidet til kommunen.

12.2.4 Heilskapleg kvalitetssystem

Kvalitetssystemet til kommunen består av fleire delar (modular) som saman skal bidra til ein auka kvalitet på tenestene og drifta til kommunen.

«Si ifra!» – avvik og forbetring

«Si ifra!» er kommunen si løysing for å melda inn avvik og forbetringsforslag. Innmelde avvik blir brukte som grunnlag for utarbeiding av risikovurderingar i kommunen. Implementeringa starta desember 2019, og alle tenesteområde tok systemet i bruk i februar 2020. Både gammalt og nytt avvikssystem blei brukt i ein overgangsperiode fram til mars 2020. Opplæring er gitt på leiingsnivå og for den enkelte tilsette ved hjelp av e-læring, klasseromsundervisning og gjennom bruk av den digitale løysinga Microsoft Teams.

Det er gjennom året rapportert inn totalt 6 399 avvik. Dette er færre i forhold til 2019 (8 107), og kjem sannsynlegvis av ei anna oppbygging av det nye systemet og nedstengingsperioden som følge av korona. 3 392 av dei innrapporterte avvika i 2020 gjeld vald og truslar, 883 avvik gjeld personskadar, og 198 avvik gjeld materiell skade/tap. Avvik på tenestekvalitet, eiga teneste eller teneste motteken frå andre internt eller eksternt utgjorde 318 saker. 118 avvik gjeld brot på informasjonstryggleik og personvern.

Verksemdsleiarar og avdelingsleiarar er ansvarlege for å behandla og lukka avvik for eininga si. Avslutta saker har auka med 7 prosentpoeng til 77 prosent, noko som var forventa med tanke på eit meir brukarvennleg avvikssystem.

Varsling av kritikkverdige forhold

Det har i 2020 blitt utvikla og implementert ei ny elektronisk varsling av moglege kritikkverdige forhold i kvalitetssystemet til kommunen. Varslingsskjemaet er eit eksternt skjema der varslaren har høve til, om ønskeleg, å vera anonym.

Eksponeringsregistrering

I forskrift om utføring av arbeid blir det stilt krav til arbeidsgivaren om å føra register over arbeidstakarar som har eller har blitt eksponert for farlege kjemikaliar, biologiske faktorar, støv, stråling og andre helsefarlege stoff. Covid-19 er ein biologisk faktor det blir stilt krav om registreringsføring av. Det blei på bakgrunn av dette tilrettelagt og implementert eksponeringsregistrering i kvalitetssystemet til kommunen hausten 2020. I løpet av hausten 2020 blei det rapportert inn totalt 160 eksponeringar, alle knytte til covid-19. Om lag 70 prosent av eksponeringane blei innrapporterte frå helse og velferd, og 25 prosent blei innrapporterte frå oppvekst og utdanning.

Dokument- og prosessarbeid

Stavanger kommune har i 2020 utvikla og byrja implementering av ein dokument- og prosessmodul i kvalitetssystemet til kommunen. Modulen skal bidra til at styrings- og gjennomføringsdokumentasjon (planar, regelverk, rutinar, prosedyrar o.l.) er samla og oppdaterte. Dokumentasjonen kan knytast til viktige arbeidsprosessar i tenesteområda, og vil vera tilgjengeleg for dei tilsette.

I 2020 er det gjennomført administratoropplæring for utvalde personar i tenesteområda som har eit delansvar for å vidareutvikla systemet i samarbeid med hovudadministratorar sentralt. Arbeidet har trass i koronasituasjonen hatt god framdrift. Arbeidet tek utgangspunkt i ein felles strukturplan som skal sikra ei heilskapleg tilnærming for korleis arbeidsprosessar og styrande dokumentasjon blir bygd i kvalitetssystemet, på tvers av tenesteområda.

Det er oppretta eit samband mellom systemet og intranettet til kommunen for å gjera utvald informasjon meir tilgjengeleg for tilsette, og samtidig legga til rette for at dokumentasjonen er lagra og oppdatert på éin stad. Dokument innanfor administrative rutinar (personal, økonomi m.m.) skal deretter gjerast tilgjengelege som temasider på intranettet for å gjera dei meir brukarvennlege.

12.2.5 Kartlegging av utvalde internkontrollområde

Teamorganiseringa i direktørområdet økonomi og organisasjon som blei innført i 2020, har bidrege til å styrka internkontrollen i Stavanger kommune. Team for overordna internkontroll inngår som eitt av desse teama, og skal ta vare på og vidareutvikla den heilskaplege internkontrollen til kommunen på systemnivå i samsvar med kapittel 25 i kommunelova.

Team internkontroll har i 2020 kartlagt utvalde internkontrollområde i stab/støtte-områda. Hensikta var å tilrå forbetrings- og effektiviseringsområde, og identifisera risikoområde som krev særleg oppfølging framover.